İlgili idari yöneticinin görev yaptığı birimden (yıllık izinli/raporlu/sevkli) vekalet talep yazısı gelir. Vekalet edecek kişinin vekaleti talep uygunluğu için Rektörlük Makamına yazılır. Vekalet talebi uygun görüldüğü takdirde birimine ve diğer ilgili birimlere gönderilir.