Yetkili sendika, işveren vekili, Personel Daire Başkanı ve kurumda faaliyette bulunan tüm sendikalardan birer temsilcinin katıldığı bir toplantı ile belirlenmektedir. Toplantı her yıl 15 Mayıs tarihini takip eden ilk 5 gün içinde belirlenen gün ve saatte yapılır.